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BRAS DROIT

Temps plein (40 heures/sem) / Télé-travail / Horaire flexible
Rôle
Assister les 2 gestionnaires de l’entreprise dans leurs tâches professionnelles et personnelles afin de les rendre le plus efficace possible. L’objectif étant de les décharger de toutes tâches qui peuvent être déléguées

Gestion du temps

  • Gérer le calendrier des gestionnaires
  • Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions des gestionnaires.

Gestion des projets

  • Assurer le bon déroulement des projets en cours
  • Faire le suivi de l’avancement auprès des membres de l’équipe
  • Faire le suivi auprès des clients pour s’assurer de l’avancement.

Gestion de l’équipe

  • Assurer le bonheur de l’équipe en offrant une oreille attentive
  • Planifier les rencontres de suivi RH officielles
  • Organiser des concours et livraisons de cadeaux pour féliciter l’équipe
  • Responsable du recrutement: affichage des postes / entrevus téléphonique / etc.

Gestions des communications

  • Gérer les communications des gestionnaires: appels / courriels / sms / etc.
  • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements
  • Gestionnaire de réseaux sociaux pour les pages des compagnies et pour les profils des gestionnaires. Assurer la présence des gestionnaires dans les médias sociaux.

Assistant personnel

  • Planifier des activités personnelles et professionnelles, au Québec comme à l'étranger.
  • Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires
  • Gérer les automobiles des gestionnaires et leur entretien

Travail administratif

  • Établir et tenir des systèmes de classement des dossiers d'information
  • Consigner et préparer les procès-verbaux des réunions
  • Contribuer à la production de documents administratifs divers, incluant TI et 4R.
  • Traduire des documents entre le français et l’anglais.
  • Assister à la tenue de livres en saisissant des factures de dépenses dans le logiciels comptable

Déplacements

  • Assurer la présence physique du gestionnaire pour la signature de documents
  • Rencontrer des clients de l’entreprise et représenter les gestionnaires
  • Effectuer des déplacements non prévues pour des situations urgentes
Résultats :
  • Libérer les deux gestionnaires de toutes tâches tactiques, c-à-d de toutes tâches les détournant de leur rôle stratégique
  • Améliorer l’efficacité des gestionnaires en ce en quoi ils sont bons et ce dont ils sont les seuls à pouvoir faire
  • Maximiser le temps des gestionnaires investit sur des tâches de type stratégique.
  • Assurer le bonheur de l’équipe et des clients
  • Assurer le respect des échéances et de nos engagements auprès des clients
Requis :
  • Avoir des disponibilités flexibles - Majoritairement 9h à 18h, mais exceptions.
  • Être organisé
  • Être à l’aise avec les imprévus
  • Être disponible à accomplir des tâches autant d’ordre professionnel que personnel
  • Bilingue écrit & parlé (français / anglais)
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale
  • Familiarité avec les ordinateurs, les réseaux sociaux, la messagerie électronique, Internet et les applications Google. Go geek or go home.
  • Être à l’aise à travailler à distance
  • Être à l’aise à faire des déplacements
  • Avoir une voiture ; 
  • Permis de conduire valide.
  • Avoir de l’expérience et/ou une formation connexe
  • Avoir une bonne capacité d’analyse, de synthèse et de résolution de problèmes
  • Aucun dossier criminel
Cette description de travail n'est pas exhaustive et certaines activités, tâches ou responsabilités peuvent être requises de l'employé, au besoin.

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